Logiciel de gestion pour école de musique
Une école de musique ne fonctionne pas au rendez-vous mais à la semaine type et au trimestre. Le logiciel part de l’emploi du temps de l’année et facture chaque famille en une fois.
Ce que le logiciel règle
L’appel se fait sur papier et les absences répétées passent inaperçues.
Préparer les factures du trimestre, frères et sœurs compris, prend des soirées.
Les parents appellent le secrétariat pour savoir quel cours a lieu pendant les vacances.
Ce que fait le logiciel
Cours hebdomadaires
Cours individuels et collectifs avec professeur, salle, jour, heure, durée et nombre de places. L’emploi du temps se lit par jour et par professeur.
Année scolaire et vacances
Trimestres et vacances scolaires paramétrés : les séances n’apparaissent pas pendant les vacances, ni dans l’agenda ni dans l’appel.
Appel
Présent, absent ou excusé pour chaque élève, contenu du cours et devoirs. Un bouton prévient les familles des absences non excusées ; les appels oubliés remontent sur le tableau de bord.
Élèves et familles
Discipline, niveau, âge, responsable légal, second téléphone, cours suivis, nombre d’absences et taux d’assiduité.
Facturation trimestrielle
Une facture par famille : adhésion annuelle au premier trimestre, cours de chaque enfant et réduction famille dès deux élèves. Toutes les familles se facturent en un clic.
Suivi des règlements
Reste à encaisser par famille, règlement en plusieurs fois, relance des retards de paiement.
Cours d’essai en ligne
Les familles réservent un cours d’essai ou un cours ponctuel pour adulte depuis la page publique, sur les créneaux libres des professeurs.
Une journée avec le logiciel
- 9 h
Le secrétariat voit sur le tableau de bord deux appels non saisis hier et trois familles en retard de paiement.
- 14 h
Formation musicale du mercredi : la professeure fait l’appel sur sa tablette et note les devoirs.
- 17 h 30
Un cours d’essai de guitare réservé en ligne s’affiche dans l’agenda du professeur.
- Fin de trimestre
La direction facture toutes les familles en un clic et suit le reste à encaisser.
Les documents produits
- Facture trimestrielle par famille (PDF)
- Export FEC et journaux comptables
Chacun son accès
La direction voit tout : facturation, dépenses, TVA, statistiques d’assiduité et paramètres. Les professeurs et le secrétariat se connectent avec leur code ; chaque professeur fait l’appel de ses propres cours.
Questions fréquentes
Le logiciel gère-t-il les fratries ?
Oui. La famille est le payeur : une seule facture regroupe les cours de tous les enfants, avec la réduction famille appliquée automatiquement dès deux élèves.
Peut-on accepter un paiement en trois chèques ?
Oui. Une facture accepte plusieurs règlements partiels ; le reste à encaisser se met à jour à chaque règlement.
Les parents ont-ils un espace en ligne ?
Non. Les familles peuvent réserver un cours d’essai en ligne ; le reste (absences, factures) leur est communiqué par message ou en PDF.
Quelles disciplines peut-on enregistrer ?
Les disciplines de l’élève se choisissent dans la fiche (piano, guitare, violon, batterie, chant, éveil, formation musicale) et chaque cours a son propre tarif trimestriel.
Peut-on voir le logiciel en fonctionnement ?
Oui, une démonstration en ligne présente une école d’exemple avec ses professeurs, ses élèves et ses factures. Skywebis installe ensuite votre version avec votre emploi du temps et vos tarifs.
Dans la même famille : rendez-vous et soins
Voyez le logiciel tourner avant de décider
La démo s'ouvre avec des données d'exemple. L'essai gratuit de 14 jours vous donne ensuite votre propre espace.