Locapilot, le logiciel de location de voitures et d’utilitaires
Locapilot réunit le planning de la flotte, les contrats, les états des lieux et la facturation d’une agence de location de voitures et d’utilitaires, sur ordinateur comme sur téléphone au parking. Skywebis l’installe et le règle avec vos agences, vos catégories, vos tarifs et vos options.
Ce que le logiciel règle
Un client prolonge sa location et il faut tout ressaisir, alors que la voiture était déjà réservée par quelqu’un d’autre le lendemain.
Une rayure découverte au retour, sans photo datée du départ pour prouver qu’elle est nouvelle.
Des réservations en double sur le même véhicule, découvertes le matin du départ devant le client.
Ce que fait le logiciel
Planning de la flotte
Tous les véhicules sur une frise de plusieurs semaines, filtrée par catégorie, avec les départs et retours du jour dans un écran dédié.
Surréservation contrôlée
Vous décidez si la surréservation est interdite, réservée au gérant ou ouverte à tous. Les conflits sont signalés avec un véhicule libre proposé, surclassement compris, et se règlent en un clic.
Prolongation sans ressaisie
Un bouton +1 jour ou +1 semaine recalcule le prix et, si le véhicule est attendu ailleurs, déplace la réservation suivante sur un autre véhicule libre.
Échange de véhicule en cours de location
Panne ou changement de besoin : le client repart avec un autre véhicule sur le même contrat, et les kilomètres et le carburant des deux véhicules sont comptés au retour.
États des lieux photo et géolocalisés
Photos guidées de chaque angle, schéma des dommages, kilométrage, carburant ou batterie et signature du client. Le relevé peut être daté et géolocalisé depuis le téléphone.
Signature du contrat à distance
Vous envoyez un lien au client : il relit et signe son contrat sur son téléphone avant de venir, sans attente au comptoir.
Réservation en ligne
Une page de réservation pour votre site : le client choisit ses dates, sa catégorie et ses options, et la réservation arrive dans le planning sans jamais écraser celles de l’agence.
Prix selon la demande
En option, le tarif s’ajuste à l’occupation de la catégorie aux dates demandées, en agence comme sur le site. Le prix est figé au moment de la réservation.
Une journée avec le logiciel
- 8 h
L’agent ouvre l’écran des départs et retours : trois véhicules à remettre, dont un contrat déjà signé à distance la veille.
- 10 h
Un client appelle pour garder son utilitaire deux jours de plus ; la prolongation déplace automatiquement la réservation suivante sur un autre fourgon.
- 15 h
Retour d’une citadine : l’état des lieux photo compare avec le départ, les frais de carburant sont ajoutés et la caution est libérée.
- 18 h
La gérante consulte les réservations arrivées par le site, le taux d’occupation et les avis clients reçus dans la journée.
Les documents produits
- Contrat de location en PDF, signé au comptoir ou à distance
- États des lieux de départ et de retour avec photos
- Factures, dont les frais de retour (carburant, kilomètres supplémentaires, dommages)
- Informations du conducteur prêtes pour la désignation d’une contravention
- Export des écritures comptables (FEC) et journaux de TVA
Chacun son accès
Le gérant règle les tarifs, les codes promo, les paramètres et consulte statistiques, dépenses et comptabilité. Les agents gèrent le planning, les contrats, les états des lieux et les encaissements, avec une navigation pensée pour le téléphone au parking.
Questions fréquentes
Comment sont gérées les cautions ?
Locapilot enregistre la caution de chaque location, puis au retour vous choisissez de la libérer ou d’en retenir une partie pour les frais constatés. Le prélèvement sur carte nécessite de relier un compte de paiement, que Skywebis met en place avec vous.
Puis-je gérer plusieurs agences ?
Oui. Chaque location a une agence de départ et une agence de retour, et vous pouvez filtrer le planning et les tableaux de bord par agence.
Que se passe-t-il quand je reçois une contravention ?
Locapilot retrouve la location en cours au moment de l’infraction, rappelle le délai pour désigner le conducteur et prépare ses informations à reporter dans votre démarche de désignation.
Mes clients peuvent-ils laisser un avis ?
Après le retour, un message invite le client à donner son avis sur une page dédiée. Vous choisissez ensuite les avis à publier.
Peut-on voir Locapilot avant de s’équiper ?
Oui, une démonstration en ligne avec une agence fictive, sa flotte et ses réservations d’exemple est disponible. Skywebis installe ensuite Locapilot et le paramètre à votre activité.
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