Logiciel de gestion pour hôtel, gîte et chambres d’hôtes
De la réservation au départ du client, le logiciel suit chaque séjour : chambre attribuée, acompte, extras, taxe de séjour et facture. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui est occupé ce soir, ce qui reste à nettoyer et ce qui attend une action.
Ce que le logiciel règle
Le planning tient sur un cahier ou un tableur, et une chambre finit par être attribuée deux fois.
La fiche de police des clients étrangers et la déclaration de taxe de séjour se font à la main, souvent en retard.
Les acomptes non reçus, les options qui expirent et les clients non présentés se repèrent trop tard.
Ce que fait le logiciel
Planning des chambres
Toutes vos chambres sur une frise : vous déplacez un séjour par glisser-déposer, filtrez par type de chambre et repérez options, séjours en cours et départs par leur couleur.
Arrivées et départs
Check-in avec choix de la chambre et pièce d’identité vérifiée ; au départ, le détail hébergement, extras et taxe de séjour s’affiche avec le solde à encaisser, y compris en Chèques-Vacances.
Fiches de police
Les clients de nationalité étrangère sont repérés automatiquement. La fiche se remplit à l’arrivée et s’imprime en PDF, une par une ou pour toutes les arrivées du jour.
Ménage et état des chambres
Chaque chambre a son état : à faire, recouche, à vérifier, prête ou hors service jusqu’à une date. Les recouches des clients en séjour sont recalculées chaque matin.
Taxe de séjour par trimestre
Nuitées taxables et nuitées exonérées des mineurs calculées seules, registre du trimestre, état récapitulatif à télécharger, déclaration enregistrée puis reversement à la commune noté.
Tarifs par saison
Prix de base par type de chambre, saisons avec majoration ou remise et séjour minimum, supplément selon le jour de la semaine, extras facturés à la nuit ou à la personne, simulateur de prix.
Réservation en ligne sans commission
Une page publique où vos clients choisissent leurs dates, leur chambre et leurs extras ; la réservation arrive dans le planning avec un acompte à demander.
Acomptes, factures et chiffres
Options à confirmer, acomptes attendus et non-présentations à facturer remontent sur le tableau de bord. Taux d’occupation, prix moyen et RevPAR du mois, comptabilité avec export FEC.
Une journée avec le logiciel
- 8 h
Le tableau de bord affiche les départs, les arrivées et ce qui reste à traiter : acompte non reçu, option qui expire, fiche de police manquante.
- 11 h
Départs : le solde est encaissé, la facture émise, et la chambre repasse en « à faire » pour le ménage.
- 14 h
Les chambres nettoyées passent en « prête » ; une réservation faite en ligne pendant la nuit est déjà dans le planning.
- 17 h
Arrivées : check-in, chambre confirmée, fiches de police imprimées pour les voyageurs étrangers.
Les documents produits
- Facture de séjour en PDF (hébergement, extras, taxe de séjour)
- Fiche de police individuelle en PDF
- Liste d’occupation du jour (tableur)
- État récapitulatif de taxe de séjour par trimestre (tableur)
- Confirmation de réservation prête à envoyer par e-mail, SMS ou WhatsApp
- Export comptable FEC
Chacun son accès
Deux profils. Le gérant a accès à tout, y compris les tarifs, la taxe de séjour, les dépenses, la comptabilité et les statistiques. La réception travaille sur le planning, les arrivées et départs, les réservations et le ménage. Chaque étape d’une réservation est tracée avec le nom de la personne qui l’a faite.
Questions fréquentes
Le logiciel se synchronise-t-il avec Booking ou Airbnb ?
Non. Il n’y a pas de synchronisation automatique avec les plateformes : une réservation reçue par ce biais se saisit dans le planning, avec son canal et son taux de commission. Seules les réservations faites sur votre propre page de réservation arrivent d’elles-mêmes.
Comment la taxe de séjour est-elle calculée ?
Vous renseignez la commune, la catégorie, le tarif par adulte et par nuit et la taxe additionnelle départementale. Le logiciel compte les nuitées par trimestre, exonère les mineurs et prépare l’état récapitulatif à joindre à votre déclaration.
Mes clients peuvent-ils payer l’acompte en ligne ?
Pas directement : la page de réservation enregistre le séjour et indique qu’un acompte sera demandé. L’acompte se règle ensuite par le moyen de votre choix et s’enregistre en un clic sur la réservation.
Peut-on l’utiliser sur tablette ou téléphone à la réception ?
Oui. Les écrans s’adaptent à l’ordinateur, à la tablette et au téléphone, avec un accès rapide au planning, aux arrivées et au ménage.
Comment se passe la mise en place ?
Skywebis installe le logiciel et le paramètre avec vous : chambres, types, saisons, extras, taxe de séjour et page de réservation. Une démo en ligne avec des données d’exemple permet de l’essayer avant de vous décider.
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