Logiciel de gestion de coworking et de location de salles
Salles de réunion, postes nomades, bureaux privatifs et domiciliation : tout ce que vous louez est géré au même endroit. En début de mois, les factures d’abonnement de vos membres partent en une seule fois, avec les salles réservées hors forfait.
Ce que le logiciel règle
Les réservations de salles se croisent entre un agenda partagé, les e-mails et l’accueil.
La facturation mensuelle des membres se refait à la main, en vérifiant qui a dépassé ses heures de salle.
Le courrier des sociétés domiciliées s’empile sans trace de ce qui a été prévenu, remis ou réexpédié.
Ce que fait le logiciel
Salles de réunion à l’heure
Planning de la journée par salle, réservation à l’heure, à la demi-journée ou à la journée, options comme la pause café ou le plateau repas, et salles occupées impossibles à réserver deux fois.
Abonnements des membres
Nomade, poste fixe, bureau privatif ou domiciliation : chaque formule a son prix et ses heures de salle incluses. Le logiciel décompte ce que chaque membre a utilisé dans le mois.
Carnets d’heures
Vendez des carnets d’heures de salle ; chaque réservation imputée sur le carnet le décompte, et un carnet presque épuisé vous est signalé.
Bureaux et postes
Vue d’ensemble des bureaux loués et libres, des postes fixes attribués et des abonnés nomades, avec le manque à gagner des bureaux vacants et le taux d’occupation des salles sur trente jours.
Facturation du mois
En un clic, les factures d’abonnement du mois sont émises et numérotées, avec les salles réservées hors forfait le mois précédent. Un fichier de remise des prélèvements se télécharge pour votre banque.
Domiciliation et courrier
Registre du courrier reçu (lettre, recommandé, colis, avis de passage), notification au domicilié, remise ou réexpédition. Pour chaque contrat, les pièces fournies ou manquantes : Kbis, pièce d’identité, justificatif de domicile.
Réservation de salle en ligne
Une page publique où vos clients choisissent une salle et un créneau libre ; la réservation apparaît aussitôt dans le planning.
Chiffres du lieu
Montant des abonnements par mois, factures à encaisser, statistiques et comptabilité avec export FEC.
Une journée avec le logiciel
- 8 h 30
Le tableau de bord montre les salles réservées dans la journée, le courrier à notifier et les plis à remettre.
- 10 h
Le facteur passe : les plis sont enregistrés au registre et les domiciliés prévenus par e-mail, en une fois.
- 14 h
Un client réserve une salle en ligne pour demain ; l’accueil la voit dans le planning et ajoute les pauses café.
- 1er du mois
Le gérant émet toutes les factures d’abonnement et télécharge la remise des prélèvements.
Les documents produits
- Factures d’abonnement mensuelles
- Factures de location de salle
- Fichier de remise des prélèvements (tableur)
- Message de notification de courrier aux domiciliés
- Export comptable FEC
Chacun son accès
Deux profils. Le gérant pilote la facturation du mois, les dépenses, la comptabilité, les statistiques et les paramètres. L’accueil gère les salles, le courrier, les membres et leurs abonnements au quotidien.
Questions fréquentes
Les heures de salle incluses dans un abonnement sont-elles décomptées ?
Oui. Chaque formule comprend un nombre d’heures de salle par mois. Les réservations d’un membre s’imputent sur ces heures, sur un carnet d’heures ou sont facturées à part ; les réservations hors forfait d’un membre sont reprises dans sa facture du mois suivant.
Le logiciel prélève-t-il directement mes membres ?
Non, il ne se connecte pas à votre banque. Il prépare chaque mois le fichier des prélèvements à présenter, avec les montants et les références de mandat, que vous transmettez vous-même à votre banque.
Peut-on gérer des contrats de domiciliation ?
Oui. Chaque domiciliation a sa date de début, sa date de signature, le suivi des pièces justificatives et l’option de réexpédition, ainsi qu’un registre du courrier reçu, notifié et remis.
Des clients extérieurs peuvent-ils réserver une salle ?
Oui, depuis la page de réservation en ligne ou par l’accueil. Leurs réservations sont facturées à l’heure, à la demi-journée ou à la journée, avec les options choisies.
Comment le logiciel est-il mis en place ?
Skywebis l’installe et le paramètre pour votre lieu : espaces, salles, tarifs, formules et page de réservation. Une démo en ligne avec des données d’exemple permet de le découvrir.
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Voyez le logiciel tourner avant de décider
La démo s'ouvre avec des données d'exemple. L'essai gratuit de 14 jours vous donne ensuite votre propre espace.