Logiciel pour agence de voyages, avec un mode pompes funèbres
Chaque voyage devient un dossier complet : voyageurs et pièces d’identité, prestations réservées chez vos fournisseurs, marge, acompte et solde, jusqu’au carnet de voyage remis au client. Skywebis installe et paramètre le logiciel pour votre agence ; un second espace, entièrement séparé, est prévu pour une activité de pompes funèbres.
Ce que le logiciel règle
Les options posées chez les fournisseurs expirent sans que personne ne s’en aperçoive, et le client attend toujours sa confirmation.
La marge de chaque dossier et la TVA due sur cette marge se recalculent dans un tableur à part, avec des risques d’erreur.
Un passeport qui expire trop tôt ou un solde non réglé se découvre parfois à quelques jours du départ.
Ce que fait le logiciel
Dossiers de voyage
Proposition, option, confirmation puis départ : chaque dossier réunit le client, les voyageurs, les prestations et les règlements. Un dossier terminé se duplique pour un nouveau projet.
Prestations et fournisseurs
Vols, hébergements, transferts, excursions, assurances : prix d’achat, marge et prix de vente se calculent l’un l’autre, avec la référence fournisseur et la date limite d’option.
Marge et TVA sur marge
La marge de chaque dossier est visible en permanence ; la TVA sur marge est calculée selon que le voyage a lieu dans l’Union européenne ou hors Union européenne. Les factures portent la mention du régime de la marge.
Échéancier client et relances
À la confirmation, la facture est émise et l’échéancier acompte puis solde se crée selon votre pourcentage et votre délai. Un message de rappel avant le départ part en un clic.
Contrôles automatiques
Pièces d’identité manquantes ou expirant avant le retour, passeport valable moins de six mois, soldes non réglés, options qui expirent, prestation vendue sous son prix d’achat.
Carnet de voyage
Programme jour par jour, voyageurs, formalités et règlements, en PDF ou en lien en ligne que le client consulte sur son téléphone. Une convocation de départ est aussi disponible.
Règlements fournisseurs
Échéances de paiement de chaque fournisseur, reste à régler par prestation, et vue des sommes dues aux fournisseurs sur l’ensemble des dossiers.
Mode pompes funèbres
Un espace distinct, aux couleurs sobres, avec ses propres familles, factures et fournisseurs, pour gérer les dossiers d’obsèques.
Une journée avec le logiciel
- 9 h
Le tableau de bord liste les propositions sans réponse depuis une semaine et une option d’hôtel qui expire demain : vous confirmez le dossier avec la famille au téléphone.
- 11 h
Confirmation : la facture est émise, l’échéancier acompte et solde est créé, les échéances fournisseurs se placent automatiquement.
- 15 h
L’écran des contrôles signale un passeport valable moins de six mois après le retour sur un voyage hors Europe : le client est prévenu le jour même.
- 17 h
Un départ approche : vous envoyez le lien du carnet de voyage et la convocation, puis vous réglez le réceptif sur place depuis la fiche du dossier.
Les documents produits
- Proposition de voyage et devis
- Facture au régime de la marge et avoir
- Carnet de voyage (PDF et lien en ligne)
- Convocation de départ
- Devis obsèques présenté par rubriques, prestations obligatoires et optionnelles séparées
- Facture obsèques
Chacun son accès
Le gérant a accès à tout, dont les dépenses, la TVA sur marge et la comptabilité, les statistiques, le volume d’affaires et les paramètres. Les conseillers voyages gèrent les dossiers, les départs, les échéances, les contrôles, les fournisseurs et les clients. En mode pompes funèbres, les conseillers funéraires suivent les dossiers, les cérémonies et les familles ; seul le gérant modifie les tarifs.
Questions fréquentes
Le logiciel est-il connecté aux systèmes de réservation aérienne ?
Non. Il ne se connecte à aucun système de réservation ni à aucune billetterie. Vous saisissez les prestations réservées chez vos fournisseurs, avec leur référence (numéro de réservation, PNR) et leur prix d’achat, et le logiciel calcule marge, TVA et échéances.
Comment la TVA sur marge est-elle calculée ?
Pour chaque dossier, vous indiquez si le voyage a lieu dans l’Union européenne ou en dehors. La TVA sur marge est calculée sur la marge réalisée pour les voyages dans l’Union européenne ; les voyages hors Union européenne en sont exonérés. Un écran dédié récapitule ces montants.
Les clients peuvent-ils consulter leur voyage en ligne ?
Oui. Chaque dossier confirmé dispose d’un lien personnel vers le carnet de voyage : programme, voyageurs, formalités, échéancier et coordonnées de l’agence, lisible sur téléphone sans application.
Comment fonctionne le mode pompes funèbres ?
C’est un espace distinct dans le même logiciel, que vous activez depuis les paramètres. Il a ses propres familles, devis, factures, fournisseurs et tarifs, et des écrans adaptés : dossiers d’obsèques, cérémonies, démarches. Les données de l’agence et celles des obsèques ne se mélangent pas.
Puis-je essayer le logiciel ?
Oui, une démo en ligne est disponible avec une agence d’exemple et des dossiers fictifs. Skywebis installe ensuite le logiciel et le paramètre avec vos fournisseurs, vos frais de dossier, votre acompte et vos mentions légales.
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La démo s'ouvre avec des données d'exemple. L'essai gratuit de 14 jours vous donne ensuite votre propre espace.